Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это современная система управления кадровыми документами в цифровом формате, которая позволяет создавать, подписывать, хранить и обмениваться документами без использования бумажных носителей. С внедрением Федерального закона № 377-ФЗ и изменений в Трудовой кодекс РФ (статьи 22.1–22.3) КЭДО стал юридически значимым инструментом для организаций любого масштаба. Так как Налоговый колледж старается быть на несколько шагов впереди, то вопрос внедрения КЭДО в систему очень актуален и стоит в задачах перспективного плана работ колледжа.

КЭДО — это цифровая платформа, предназначенная для автоматизации кадровых процессов. Она охватывает:
- Создание и подписание документов (трудовые договоры, приказы, заявления).
- Обмен документами между работодателем и сотрудниками.
- Хранение электронных архивов с соблюдением сроков и требований законодательства.

Отличие КЭДО от ЭДО:
- ЭДО (электронный документооборот) охватывает все документы компании (договоры, счета, акты).
- КЭДО фокусируется исключительно на кадровых документах.

Правовая основа КЭДО - с 2021 года КЭДО регулируется статьями 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ, которые:
- Закрепляют юридическую силу электронных документов, подписанных электронной подписью.
- Определяют порядок перехода на КЭДО и требования к системам документооборота.
- Устанавливают перечень документов, которые нельзя переводить в электронный формат (например, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, журналы инструктажей по охране труда).

Единые требования к форматам и составу электронных документов утверждены приказом Минтруда № 578н.

Внедрение КЭДО приносит выгоды как работодателям, так и сотрудникам:
1. Экономия времени и ресурсов:
- Сокращение времени на подготовку и согласование документов до 70%.
- Уменьшение затрат на бумагу, печать и хранение на 30–50%.
2. Повышение эффективности HR-процессов:
- Автоматизация рутинных операций (отпуска, прием на работу).
- Интеграция с учетными системами (1С, ERP).
3. Юридическая безопасность:
- Соблюдение требований ТК РФ и защита от ошибок.

Для сотрудников:
- Удобство удаленной работы: подписание документов из любой точки мира.
- Быстрый доступ к документам через личный кабинет.
- Сокращение времени на оформление заявлений и приказов.

КЭДО — это не просто отказ от бумаги, а стратегический инструмент для оптимизации HR-процессов. Он позволяет сократить издержки, повысить прозрачность документооборота и укрепить репутацию компании как современного работодателя. Чтобы внедрение прошло успешно, важно выбрать подходящую систему, подготовить документы и обучить сотрудников. Компании, которые перейдут на КЭДО сейчас, получат конкурентное преимущество в будущем, поэтому Налоговый колледж в первых рядах!

Руководитель Отдела финансового и кадрового управления Налогового колледжа
Зацепина В.М., доктор экономики и управления